Quản lý File thiết kế chuyên nghiệp cho Graphic Designer

Là một graphic designer, chúng ta ai cũng đã từng phải làm việc với nhiều khách hàng và dự án cùng lúc. Với quá nhiều yêu cầu, feedback cộng với deadline dồn dập, bất cứ ai cũng có thể dễ dàng rơi vào tình trạng khủng hoảng khi phải quản lý hàng tấn các tập tin, dữ liệu và tài nguyên thiết kế mỗi ngày như vậy. Mình cũng đã không ít lần gặp những trường hợp oái oăm, mà tệ nhất là có thể phải ngồi cặm cụi thiết kế lại mỗi khi khách hàng có thay đổi, hoặc muốn lấy lại phương án cũ (phương án mà vừa mấy phút trước đó, mình đã phải sửa 1001 chi tiết và tiện tay lưu đè lên file thiết kế cũ). Sau một vài bài học đắt gía,mình cảm thấy việc có một phương pháp quản lý file thiết kế, hiệu quả và khoa học là vô cùng cần thiết thậm chí là công cụ sống còn, nếu mình còn muốn tiếp tục làm một graphic designer.

Phương pháp dưới đây chỉ là một phương pháp mà cá nhân mình cảm thấy hiệu quả đối với công việc của mình (là một designer với công việc chính là các ấn phẩm in ấn, bao bì, nhận diện thương hiệu và một vài ấn phẩm truyền thông mạng), mỗi graphic designer làm việc ở mỗi lĩnh vực khác nhau lại có cách quản lý file làm việc khác nhau. Tuy nhiên, các bạn có thể coi đây là một hệ thống xương sống cơ bản phù hợp với đa số các dự án mà trên đó, các bạn có thể tuỳ biến sao cho thích hợp với công việc của mình.

Work Folder (Công Việc)

Đây là thư mục gốc, chứa toàn bộ các nội dung về công việc của các bạn, nhằm tách nó ra khỏi các thư mục chứa nội dung cá nhân khác như Gia đình, Phim ảnh, Giải trí …

Client Folder (Khách hàng)

Ngay trong thư mục công việc, là các thư mục tên các khách hàng của bạn. 

Project Folder (Dự án)

Các dự án của cùng một khách hàng sẽ được đưa vào thư mục tên khách hàng tương ứng (Ví dụ: đối với khách hàng là Cty Bánh kẹo Hữu Nghị, bạn có các dự án: Bao bì mứt tết, Banner, Brochure…)

Bên trong mỗi Project, các file thiết kế và nguyên liệu được chia ra thành các thư mục sau

Client Input

Các thông tin và tài nguyên mà khách hàng gửi sang, như feedback, nội dung, v.v.

Documents (Tài liệu)

Các giấy tờ liên quan đến dự án như hợp đồng, brief, proposal, timelines, v.v..

Preview (Xem trước)

Chứa các file ảnh hoặc pdf được xuất ra để gửi khách hàng xem trước trong các lần revise

Assets (tài nguyên)

Là nơi lưu toàn bộ các nguyên liệu để thực hiện dự án gồm ảnh, icon, texture, đôi lúc bao gồm cả các file thiết kế.

Design (Thiết kế)

Bao gồm tất cả các phiên bản file thiết kế của dự án. Các bạn nên lưu riêng mỗi phiên bản sau khi sửa để tránh khó khăn trong trường hợp cần quay lại phiên bản cũ.

File thiết kế được lưu theo format sau: [Tên]-YYMMDD-[Phiên bản] 

Ví dụ: Mình có một file thiết kế brochure lần sửa thứ 4 trong ngày 3/11 năm 2018, tên file sẽ được lưu là Brochure-181103-v04.indd

Một vài lưu ý

Luôn cố gắng duy trì hệ thống này kể cả trong trường hợp rất vội hoặc căng thẳng, vì tin mình đi, ngay khi bạn bắt đầu “buông thả”, bạn sẽ lại nhanh chóng ngập trong mớ file thiết kế lộn xộn mà cách duy nhất để biết chính xác file bạn cần ở đâu,là mở từng file một để xem.

Luôn lưu file thiết kế thành một file mới TRƯỚC khi bắt đầu sửa. Nhắc các bạn, nhưng cũng chính là tự vấn bản thân, vì ngay lúc viết bài này đây, mình đang phải làm lại từ đầu một bản thiết kế mà mình lỡ ghi đè lên…

Trên đây là những chia sẻ của mình về cách để giữ mình dễ thở khi “bơi” trong hàng tá file thiết kế của các dự án mình phải làm việc mỗi ngày. Dù đây là một phương pháp khá tốt, nhưng vẫn còn khá nhiều bất cập trong lúc áp dụng, do đó, mình vẫn đang tìm cách tối ưu hoá phương pháp này.

Còn bạn? các bạn quản lý file thiết kế của mình như thế nào?